PUERTO RICO: Nuevas soluciones para manejar facturas - EntornoInteligente

Entornointeligente.com / El Vocero / RICOH lanzó al mercado una nueva solución de digitalización de documentos diseñada para ayudar a pequeñas y medianas empresas a optimizar el proceso de tramitación de facturas y reducir los costos asociados.

Dicha solución, llamada AP Solutions, permite digitalizar y relacionar todos los documentos inherentes a una factura, tener visibilidad y disponibilidad instantánea y optimizar los procesos a través de flujos de trabajos, para aumentar la eficiencia a medida que las facturas son recibidas y procesadas.

“Las pequeñas y medianas empresas a menudo subestiman el tiempo que consume el manejo de papeles relacionados a cuentas por pagar que pueden ser fácilmente automatizados,” mencionó Fernando Calderón, gerente de RICOH Consulting Services para Puerto Rico. “Nosotros ayudamos a estas empresas a encontrar oportunidades para mejorar sus procesos de manera que también les ayude a reducir los costos operacionales”.

De acuerdo a un reciente estudio del Grupo Aberdeen, aproximadamente 59 por ciento de las facturas llegan en papel y cuestan desde $3.34 hasta $16.67 cada una. Un flujo de trabajo de cuentas por pagar electrónico puede ser hasta 46 por ciento más rápido que el impreso, también afirma dicho estudio.

Con AP Solutions, los usuarios escanean la factura en su multifuncional o importan aquellas recibidas electrónicamente a través de e-mails a un repositorio centralizado y seguro. La solución luego envía una notificación de la disponibilidad de la factura a las personas que procesan los pagos. Hay opciones para capturar datos importantes tales como el número de factura, fechas, emisor de factura y cantidades, las cuales hacen que la información coincida más fácilmente con las órdenes de compra o contratos y luego se pueda integrar con los “softwares” comerciales, sistemas de negocios u otros archivos electrónicos. La solución también incluye información analítica para agilizar la toma de decisión y ver las facturas, tiempos de ciclo, descuentos y evitar sanciones, entre otros.

Con Información de El Vocero

Entornointeligente.com

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